Planificación óptima de la capacidad

La mayoría de empresas en Supply Chain cuentan con herramientas que les ayudan a gestionar sus activos a lo largo de la cadena de suministro, como ERPs, CRMs, SGAs, etc. Pero este tipo de soluciones no aplican inteligencia a las planificaciones.

Integrar capacidades de Inteligencia Artificial y Optimización Matemática en la planificación y gestión de la capacidad, permite lograr una optimización real en cada punto a lo largo de la cadena. Desde una planificación estratégica a largo plazo hasta una planificación operativa detallada para lograr una mayor eficiencia en el día de las operaciones garantizando la calidad del servicio.

Estas planificaciones deben además estar alineadas de inicio a fin para asegurar el flujo, ya que, al tratarse de una cadena, un desajuste en un eslabón afectará a pasos posteriores. Por ejemplo, un retraso en la producción afectará a la distribución y por tanto a las fechas de entrega.

Veamos a grandes rasgos dónde se puede aplicar optimización en los diferentes módulos de planificación y qué beneficios ofrece.

Mejor planificación de ventas y operaciones

En este punto es importante tener una visibilidad integral de los factores que afectan a las ventas y a las operaciones para poder alinearlas. Contar con una buena planificación de la demanda utilizando modelos de predicción ayudará a calcular el dimensionamiento óptimo de la capacidad y la asignación de los recursos en los diferentes procesos a lo largo de la cadena de suministro.

Gestión de inventario más eficaz

Aplicar optimización en esta área asegura tener siempre la cantidad necesaria de materias primas, productos intermedios o artículos en almacén, y evita obstáculos habituales que afectan a la rentabilidad, como los niveles de inventario altos, un bajo rendimiento o un exceso de residuos.

Producción eficiente

Una planificación óptima de la secuenciación del proceso de producción y su alineación con otras programaciones asegura satisfacer en todo momento los niveles de servicio a unos costes mínimos.

A la hora de aplicar modelos de optimización hay que tener en cuenta numerosas variables como, por ejemplo: hay empleados que pueden trabajar o no con ciertas máquinas, existen secuencias de producción de tal manera que a lo mejor el producto debe pasar por una máquina antes que por otra, cada una con su capacidad y sus tiempos de ejecución. Se deben cuadrar los horarios de manera que el flujo de producción siga su curso de manera óptima. Eso sin contar con las incidencias del día a día (retrasos, fallos o averías de las máquinas…) que desajustan la planificación inicial. Por ello es de vital importancia contar con herramientas que permitan replanificar de manera óptima en tiempo real.

Mejor planificación y operativa del almacén

Aplicar optimización en la planificación de las operaciones en almacén consigue reducir tiempos y costes en las diferentes tareas (descarga de camiones, ubicación de mercancía, picking, packing, carga, etc.) y en los recorridos dentro del almacén, minimizando en consecuencia los tiempos de entrega.

En los centros de distribución existen picos muy claros de carga de trabajo por tareas que hay que tener en cuenta a la hora de realizar las planificaciones. Además, existe una gran diferencia entre el esfuerzo físico que requiere cada una de las tareas. Por ejemplo, las tareas de carga y descarga resultan mucho más duras físicamente que las de picking o packing. Este tipo de tareas deben repartirse de manera equitativa teniendo en cuenta que algunas de ellas no pueden ser realizadas por determinados empleados y que hay trabajadores con más expertise en ciertas áreas que en otras, por lo que su tiempo de ejecución es menor que el de otros empleados.

Transporte y logística eficientes

La planificación del transporte (la flota y las cargas) debe maximizar la utilización de los recursos disponibles para reducir los costes. Por otro lado, las rutas de transporte planificadas deben buscar minimizar el kilometraje y el uso de combustible para reducir costes y emisiones, evitar trayectos en vacío, y localizar lugares óptimos de parada teniendo en cuenta la normativa vigente (máx. de horas o kilómetros de conducción al día, descansos obligatorios, etc.).

Un ejemplo diferente y muy interesante es lo que se denomina «transporte por relevos» en el que el traslado de mercancías se realiza por tramos. Un primer conductor lleva el remolque del punto A al punto B, un punto de parada elegido estratégicamente para realizar el cambio de cabeza tractora y conductor. Este otro transportista lleva el remolque del punto B al punto C, donde un tercer conductor recoge el remolque para llevarlo a su destino final D. De esta manera la mercancía está en constante movimiento y no para debido a los descansos de obligado cumplimiento de los transportistas.

Esta modalidad condiciona mucho los horarios de unos transportistas con los de otros, ya que deben estar en el momento y lugar indicados para dejar la carga y recogerla. Por lo que una buena planificación es esencial.

También hay que tener en cuenta que los agentes externos pueden afectar a la planificación, como por ejemplo el tráfico poco fluido. En este punto es importante contar con la capacidad de replanificación en tiempo real, que permita minimizar los efectos negativos de las incidencias del día a día.

Asignación óptima de personal

Aplicar optimización en la planificación del personal mejora la productividad y la satisfacción de los empleados al tiempo que se respetan las normativas laborales, y las reglas, requisitos y restricciones del negocio.

Según datos del INE, sólo el 8% de las compañías españolas utiliza analítica avanzada para la gestión de sus recursos humanos. Eso significa que el 92% de las empresas aún realiza la planificación de horarios y tareas de sus empleados de manera manual a través de hojas de cálculo o plataformas sin ningún tipo de optimización. Una tarea a la que los responsables dedican muchas horas y que puede resultar ineficiente si no se tienen en cuenta todas las variables y restricciones.

Para resultar óptima, la asignación de horarios y tareas debe tener en cuenta las capacidades y habilidades de los empleados necesarias para desempeñar ciertas tareas, las normativas laborales (tiempos de descanso, máx. de horas semanales, horas extra, etc.), los acuerdos particulares (años de experiencia, tipo de jornada, disponibilidad, etc.), los horarios de apertura y cierre de la tienda, o de encendido y apagado de las máquinas, etc.

Si hablamos de personal en tienda enfocado a venta asistida, el dimensionamiento de los equipos y los horarios y tareas de los empleados están directamente relacionados con el flujo de visitantes al establecimiento a lo largo del día. Se necesita cubrir la demanda en las horas pico para poder atender a todos los posibles clientes.  Además, en las horas de mayor tráfico en tienda se debería tener a los trabajadores más rápidos y resolutivos, pues es lo que buscan los clientes cuando hay mucha gente en el punto de venta. De esta manera se consigue mejorar el ratio de conversión. En cambio, en horas de menor afluencia debería haber empleados más enfocados a ofrecer una atención al cliente personalizada, el perfil de cliente que acude a esas horas suele buscar ese tipo de experiencia. Así se consigue aumentar el valor del ticket de cada cliente.

Conclusión y observaciones finales

La mayoría de las cadenas de suministro se apoyan en herramientas tecnológicas para generar sus planificaciones en producción, distribución y venta, pero son pocas las que aplican una optimización real y alinean las planificaciones a lo largo de la cadena para asegurar el flujo y la calidad del servicio.

A la complejidad inherente de este tipo de planificación se unen las peculiaridades de cada una de las áreas y las incidencias o cambios del día a día.

Aplicar optimización matemática para generar planificaciones inteligentes permite mejorar la eficiencia operativa y responder de manera rápida ante los cambios en el día de las operaciones, replanificando de manera óptima en tiempo real de manera que se minimicen las ineficiencias de cara al nuevo escenario.

En futuros artículos hablaré más en detalle de la resolución del problema de planificación de capacidad en las diferentes áreas de Supply Chain.

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